Innovexa Solutions stand vor der Herausforderung, den Austausch von Kontaktdaten effizienter und moderner zu gestalten. Im Rahmen einer digitalen Transformation entschied sich das Unternehmen, physische Visitenkarten komplett abzuschaffen und durch digitale Visitenkarten im Apple Wallet zu ersetzen. Im Zuge dieser Umstellung wurden 150 Mitarbeiter:innen mit der digitalen Lösung ausgestattet – ein Prozess, der dank der Integration mit oneVcard Teams Enterprise reibungslos und automatisiert verlief. Diese Fallstudie zeigt, wie Innovexa Solutions die Verwaltung und Nutzung digitaler Visitenkarten optimiert hat.

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Die Herausforderung: Veraltete Methoden und ineffiziente Prozesse

Vor der Umstellung nutzten die Mitarbeiter:innen von Innovexa Solutions physische Papier Visitenkarten, was zu mehreren Problemen führte. Diese Methode erwies sich als ineffizient und umständlich:

• Mitarbeiter:innen mussten stets ausreichend Visitenkarten dabeihaben, was oft zu Engpässen führte.
• Änderungen in den Kontaktdaten oder der Position erforderten zeitaufwändige und kostenintensive Neudrucke.
• Zudem stieg das Bewusstsein im Unternehmen für die Umweltbelastung durch den ständigen Papierverbrauch und den Druckprozess.

Innovexa Solutions suchte eine Lösung, die effizienter, nachhaltiger und an die digitale Arbeitsweise des Unternehmens angepasst war.

Die Lösung: Digitale Visitenkarten im Apple Wallet mit oneVcard

Da Innovexa Solutions ausschließlich Apple-Geräte wie iPhones nutzt, war die Entscheidung schnell gefallen: Das Unternehmen setzte auf die Integration von digitalen Visitenkarten über das Apple Wallet. Die Wahl fiel auf oneVcard als Anbieter für die Verwaltung der digitalen Karten. Gründe für diese Entscheidung waren:

• Single Sign-On (SSO) über Microsoft: Alle 150 Mitarbeiter:innen können sich über das bestehende Microsoft-Konto des Unternehmens einloggen, was eine nahtlose Authentifizierung ermöglicht.
• Integration mit Microsoft Azure: Die Daten der Mitarbeiter:innen werden automatisch über die Azure-Schnittstelle mit oneVcard synchronisiert. Sobald ein neuer Mitarbeiter im System angelegt wird, wird seine Visitenkarte automatisch erstellt und dem User bereitgestellt.
• Automatische Updates: Änderungen in den Kontaktdaten, z. B. die Position, Email oder Telefonnummer werden sofort synchronisiert, sodass die digitalen Visitenkarten immer aktuell sind.

„Die Entscheidung war ein großer Schritt in Richtung Automatisierung und Digitalisierung. Alle Daten werden direkt aus Microsoft Azure synchronisiert, was uns die manuelle Verwaltung abnimmt“, erklärt Claudia Fischer, die für die Umsetzung dieses Projekts verantwortlich war.

Die Implementierung: Reibungslose Einführung für 150 Mitarbeiter:innen

Die Implementierung verlief reibungslos, da Innovexa Solutions bereits Apple-Produkte im gesamten Unternehmen nutzte. Die Mitarbeiter:innen erhielten ihre digitalen Visitenkarten automatisch per E-Mail, ohne dass sie selbst aktiv werden mussten. Einloggen können die User sich über den unternehmensweiten "SingleSignOn". Ein weiteres Passwort was verwaltet werden muss entfällt dabei. Der gesamte Prozess – vom Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen bis zum Bereitstellen und Aktualisieren der Visitenkarten – erfolgt über die Azure-Schnittstelle von oneVcard.

„Durch die Integration mit Microsoft Azure wird alles automatisch erledigt. Neue Visitenkarten werden erstellt und sind direkt für Mitarbeiter:innen verfügbar. Änderungen werden ebenfalls sofort übernommen – wir müssen uns um nichts mehr kümmern“, so Fischer weiter.

Die Ergebnisse: Effizient, modern und nachhaltig

Nach sechs Monaten der Nutzung von Apple Wallet für digitale Visitenkarten konnte Innovexa Solutions deutliche Vorteile feststellen:

• Effizienzsteigerung: Der gesamte Prozess der Erstellung und Verwaltung von Visitenkarten ist automatisiert. Das IT-Team muss keine manuelle Arbeit mehr leisten, und die Mitarbeiter:innen erhalten ihre Karten sofort auf ihre iPhones.
• Nahtlose Nutzung durch Apple Wallet: Da das Unternehmen ausschließlich Apple-Geräte verwendet, war die Einführung der digitalen Visitenkarten in Apple Wallet die perfekte Lösung. Mitarbeiter:innen können ihre Visitenkarten jederzeit mit einem Doppelklick auf die Seitentaste aufrufen und teilen.
• Ständige Aktualität: Dank der Integration mit Microsoft Azure sind die Visitenkarten immer aktuell. Sobald sich Positionen oder Kontaktdaten ändern, wird dies automatisch auf den digitalen Visitenkarten angepasst.
• Nachhaltigkeit: Innovexa Solutions hat durch die Umstellung auf digitale Visitenkarten den Druckprozess vollständig eliminiert, was sich positiv auf die Umweltbilanz auswirkt.

Fazit: Digitale Visitenkarten als Zukunftslösung

Die Einführung von digitalen Visitenkarten in Apple Wallet in Kombination mit oneVcard Teams Enterprise war für Innovexa Solutions ein voller Erfolg. Die nahtlose Integration mit Microsoft Azure und der automatisierte Prozess haben nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch das Nutzererlebnis für die Mitarbeiter:innen erheblich verbessert.

„Wir sind begeistert von der Einfachheit und den Vorteilen, die diese Lösung mit sich bringt. Unsere Mitarbeiter:innen können ihre digitalen Visitenkarten mühelos über Apple Wallet teilen, während das IT-Team dank der Automatisierung über Microsoft Azure keinen zusätzlichen Aufwand hat“, fasst Claudia Fischer zusammen.

Für Innovexa Solutions steht fest: Die digitale Visitenkarte ist nicht nur eine technische Neuerung, sondern ein Schritt hin zu einer modernen, nachhaltigen und effizienteren Arbeitsweise.